Solitamente quando devo rifiutare una richiesta tendo a fornire delle giustificazioni che spieghino il motivo per il quale non posso rispondere positivamente. Infatti, uso spesso formule quali "mi dispiace, è che devo fare...etc" oppure "guarda, ti aiuterei volentieri ma non posso perché..." o ancora "scusami ma proprio non posso perché devo..." in un certo senso perché non mi piace rispondere con un "no" secco che risulterebbe poco cortese.
Anche secondo me rispondere con un "no" secco sarebbe molto scortese, quindi mostro dispiacere per non poter soddisfare la richiesta e spiego il perchè. Inoltre, spesso, provo a proporre un'alternativa per cercare di aiutare il prossimo.
Quando devo rifiutare una richiesta tendo sempre a mostrare dispiacere, quindi utilizzando formule come "Mi dispiace/Scusa, ma..", affinché non risulti scortese nei confronti del richiedente; per "alleviare" ulteriormente il rifiuto fornisco anch'io la motivazione per cui non ho potuto soddisfare la richiesta (Es: "Ho già un altro impegno, non posso"). Utilizzo inoltre, nel caso di declinazione di un invito, formule per ringraziare, per esempio "Grazie comunque per l'invito", oppure formule tipo "Sarà per la prossima volta", in modo che il richiedente possa proporre di nuovo l'invito in un secondo momento.